Pour les mandataires qui quittent leur poste, nous vous demandons de bien vouloir anticiper la clôture des comptes afin de pouvoir effectuer les démarches auprès des établissements bancaires avec le nouveau mandataire.

Vous devez nous retourner le CRF avant le 14 juillet.

La clôture provisoire doit se faire au tout début des vacances d’été. La saisie CRF de l’année en cours  ne sera pas encore en ligne sur Retkoop, nous vous demandons de bien vouloir télécharger la version papier sur notre site occe32.net. Cette version papier est à nous retourner dès que possible. Vous devez, en particulier, signaler :

• les dépenses engagées et non encore présentes dans la comptabilité ;
• les factures non encore reçues mais pour des dépenses réalisées (voyage de fin d’année par exemple) avec leur montant (devis) ;
• les recettes prévues en juillet et août.

Ceci doit permettre d’avoir une vision précise de la comptabilité fin août.
Nous vous demandons également de nous préciser votre adresse professionnelle le jour de la rentrée pour pouvoir vous contacter si nécessaire. Vous rester mandataire de ce compte tant que le changement n’a pas été effectué par nos soins.

Les nouveaux mandataires qui demanderont la signature pour un compte O.C.C.E. devront suivre une demi-journée de formation pour obtenir le dossier nécessaire au changement de mandataire. Cette formation est obligatoire pour celles et ceux qui n’ont jamais été mandataire d’une coopérative ou qui intègrent le département ; elle est facultative pour les autres.

Le dossier de changement est à demander au secrétariat (Myriam) au 05 62 61 27 85.

Il est très important qu’en démarrant la comptabilité de la nouvelle année, plusieurs points précis soient contrôlés (c’est bien sûr vu à la formation) vérifier que :

• le report-à-nouveau corresponde au CRF de l’année précédente et au relevé bancaire.
• vous êtes informé des dépenses qui n’ont pas été comptabilisés

Pour tout renseignement complémentaire et inscription contactez Myriam au secrétariat de l’O.C.C.E. 05 62 61 27 85.

Attention au moment du changement de mandataire si le CRF n'a pas été rempli sur retkoop 

Le changement de mandataire peut entraîner des erreurs de comptabilité. Il est important pour démarrer l’exercice suivant que l’enseignant de la nouvelle année (année n) vérifie un certain nombre de point avant de commencer l’écriture des opérations, si possible avec le mandataire précédent (n-1). Normalement, le futur mandataire (de l'année n) doit être en possession du CRF (Compte-Rendu Financier) de l'année qui se termine (n-1), clôturé définitivement ou provisoirement.

• S’assurer de la date de clôture de CRF n-1 : 30 juin , 31 juillet ou 31 août. La somme disponible ce jour là, doit être égale au relevé postal ou bancaire de cette date là. Commencer l’exercice n à cette date.
• Si des opérations prévues sur le cahier de comptabilité n’apparaissent pas dans les relevés (donc dans le CRF n-1), les rajouter dès le début de l’exercice n qui commence. À l’inverse, les dépenses prévues doivent être mises en recettes et les recettes en dépenses. Il faudra les inscrire dans le nouvel exercice (n) dès qu’elles apparaîtront sur les relevés.
• Bien vérifier que le report à-nouveau que vous inscrivez comme première opération de l'année soit rigoureusement identique au total de l’actif (et du passif) du CRF précédent.

Attention le total de l’actif n-1 ne correspond à la somme disponible pour n que si toutes les dépenses ont été inscrites sur le cahier et si elles ont été portées sur les relevés postaux ou bancaires.

Pour bien commencer l’année et éviter des recherches fastidieuses plus tard, contactez le siège (05.62.61.27.85) au moindre problème ou à la moindre incompréhension.